ГОСТ по текстовым документам перечень правил к оформлению различного вида бумаг подтвержденный на законодательном уровне. Соблюдение установленных требований позволит правильно создать документ в соответствии со всеми нормами и соблюсти корпоративную этику в работе.
Для того чтобы правильно составлять текста важно знать первоочередные требования к оформлению, знать некоторые нюансы при составлении таблиц, оформлении приложений, сносок, ссылок и других немаловажных реквизитов документа. Все правила прописаны в специальных ГОСТах, которые могут иметь изменения и поправки, внесенные соответствующим учреждением.
Перечисление требований общего характера
- Подлинный документ должен соответствовать определенным требованиям качества для того чтобы сделать с него копии в случае возникновения такой необходимости.
- Как нужно оформлять:
- документ, который печатают при использовании печатной машины (размер шрифта 0,25 см),
- рукописный документ со шрифтом по чертежу (высота букв, цифр не более 0,25 см с использованием черной туши для печатания текста),
- занесение информации на носители магнитного происхождения,
- использование различных устройств (печать, графический дизайн).
- Вписывание в текстовый документ дополнительной информации (условные обозначения, формулы) от руки при использовании черной пасты, чернил или туши.
- Текст составляют на листах бумаги А4, А3 по ГОСТу 2.301. Если же имеется альбом листов, то используется А3.
- Обязательные реквизиты:
- утверждающий, титульный листы,
- заглавие, содержание,
- основной текст,
- приложения,
- терминология,
- список (таблицы, сокращения, рисунки, ссылки),
- указатели по предметам,
- символы, числовые значения,
- список литературы, регистрационные изменения.
- Титульный лист составляется на первую страницу документа. Заглавие также может считаться началом документа при отсутствии титульного описания. Наличие подписи должностных лиц запрещено.
- Содержательная часть обозначается на второй странице посередине листа в виде заголовка с проставлением прописной буквы.
- Если же в документе присутствуют перечни терминологий, иллюстраций, сокращений, ссылок, таблиц, то их указывают в конце текста согласно общим правилам и включают в содержательную часть.
- В документах соблюдают весь перечень правил оформления, которые прописаны в стандартной документации.
Перечень правил к оформлению сплошного текста в документе
Подробное рассмотрение всех правил представлено в списке ниже.
Как нужно разделять составную часть текста
- Основная часть текста.
- Использование элементов структуризации.
- Основной перечень составляющих текста. Их определение:
- раздел первая степень разделения с номером и наличием заголовка,
- подраздел составная часть большого раздела имеющая свой номер и подзаголовок,
- пункт пронумерованный текст подраздела без заголовка,
- подпункт часть пункта, который имеет свой номер.
- Новый раздел прописывается с новой страницы.
- Большие объемы необходимо разделить в отдельные блоки для более удобной комплектации.
Как правильно оформлять заголовки
- В заглавии нельзя делать переносы, а в конце текста не ставятся знаки препинания. Если же название имеет два предложения, то между ними проставляется знак препинания.
- Расположение заголовка не предусмотрено внизу листа, если под ним можно написать только 2–3 предложения.
- От заглавия до текста разделение в 4 интервала. Рукописное письмо не менее 0,15 см.
- Расстояние от заглавия до ближайшего текста раздела не более 2 интервалов, для рукописного письма 0,08 см.
Как нужно нумеровать?
- Подраздел пронумеровывают числом по порядку в пределах раздела. Номер определяется по нумерации вышестоящих реквизитов с проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся.
- В тексте можно проставлять несколько пунктов (раздел, подраздел).
- Текст без подразделов предполагает обычную нумерацию по пунктам в последовательном порядке.
- Подраздел нумеруют в его границах, номера пунктов состоят из номера других составляющих текста с обязательным проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся (3.2.1).
- Подпункты нумеруют в их границах (указывают номер составляющих текста с разделением при проставлении точки). Знаки препинания в конце не проставляют (3.2.2.1).
- Если в тексте только пунктуация нумерацию осуществляют в границах текста.
- Текстовая часть с наличием одного пункта также нумеруется.
- Отдельные блоки начинаются с абзаца.
Как делать правильно перечисление?
- Текст имеет перечисление с обязательным проставлением дефиса перед текстом. Дальнейшие данные обозначаются обычными цифрами со скобками. К примеру, а), 1).
- Все перечисления должны начинаться с абзаца.
Оформление перечислений требует соблюдения установленных правил прописанных в стандартах.
Как правильно делать оформление формул?
- Формулы нумеруют обычными цифрами и записывают их значение при использовании круглых скобок (2).
- Если сочетание цифр указывается в приложенной части, то проставляется другая цифра в границах написанного содержимого (А.1).
- Поочередные формулы проставляют через запятую, а ссылки прописывают в круглых скобках (4).
- Допустима нумерация в границах раздела с указанием номера раздела, порядкового номера формулы с проставлением точки (4.2).
Как правильно писать и оформлять ссылку?
- В тексте можно применять ссылки на различные виды источников. Их делают на все реквизиты, которые могут присутствовать в тексте.
- В тексте указываются ссылки на стандартные ГОСТы, ТУ (исключение составляют технологии производств), другие бумаги государственного образца.
- Документы с реквизитами Ведомства содержат ссылки указанного учреждения.
- В текстовой части также могут содержаться ссылки на другие бумаги, которые входят в полный состав представленного пакета.
- При наличии отдельных ссылок их оформляют в качестве приложения к тексту.
- При оформлении ссылок на ГОСТ, ТУ достаточно только одного обозначения, а для других источников необходимо дополнительно указывать наименование.
Как нужно делать примечание?
- Они необходимы для разъяснения информации (текст, иллюстрация, представленная таблица). Оформление после текстовой части с абзаца и большой буквы.
- Во введении нельзя указывать какие-либо примечания.
- Если же в тексте имеется только одно примечание, то после его написания нужно ставить дефис, а дальнейший текст начинают с большой буквы.
- При наличии нескольких примечаний их нумеруют в обычном порядке.
Как делать примеры и сноски?
- Текст примера указывается для более подробного объяснения изложенного. Оформление в таком же порядке, как и у примечаний.
- Объяснения к тексту разъясняют при помощи сносок. Обозначение обычными цифрами, круглыми скобками и использованием звездочек в качестве замены обычного значения (4 штуки на текст),
- Сноски оформляют с новой строки и отделяют их тонкой линией в горизонтальном направлении.
- Сноски, относящиеся к таблице, оформляют сразу же внизу под ней.
Как в тексте правильно оформляют рисунки и таблицы
- Иллюстрации размещают около текста, который разъясняет написанную информацию. Если же материал имеется в отдельном формате, то оформление делают, как приложение.
- Для рисунков предназначена обычная нумерация (Рис.3).
- При разделении документа дополнительно указывается еще и номер подраздела (Рис. 2.2).
- Рисунки в приложения нужно нумеровать в границах данного текста.
- Иллюстрации могут содержать дополнительное наименование для более подробного разъяснения (Рисунок 5 – Автозапчасти).
- Таблицы необходимы для удобного восприятия информации и внесения различных количественных характеристик сравнительного характера. Их нумеруют обычной нумерацией при использовании арабских цифр.
- Нумерация в отдельном порядке предназначена для таблиц и ей присваивается определенное приложение.
- Если в тексте имеется только одна таблица указывают обозначение (Табл.1 или же Табл. А.1).
- Таблицы нумеруют в границах одного раздела (номер раздела, порядковый номер таблицы с проставлением точки).
- Для оформления ссылки при составлении таблицы ее делают отдельно и присваивают другое название.
- Заголовки, подзаголовки, связанные по смыслу и состоящие из одного предложения в таблице прописывают со строчной буквы. В других случаях подзаголовки пишут с прописной буквы. Точка не проставляется, а название указывается в единственном числе.
- Таблицы со всех сторон ограничивают линиями. Главная строка отделяется отдельной линией, а высота строк не должна превышать 0,08 см.
- Таблица размещается после текста и обязательно на нее указывается ссылка в конце страницы.
- При превышении размеров таблицу переносят и указывают соответствующую информацию. Вначале приводят слово «Наименование», а затем пишут «продолжение».
- Графы «порядковый номер» не должно присутствовать в таблице, а при необходимости номер указывается перед названием. Нумерация разрешена, если присутствует ссылки в тексте.
- Данные в цифрах, которые представлены в различных единицах измерения, указывают в заголовке каждой графы таблицы.
- Ограничительные слова пишут после обозначения единиц измерения (Сила тока А, не менее).
- Если же нет данных в той или иной графе, то необходимо проставление прочерка в этом месте.
- Интервалы цифр в текстовой части обозначают через тире.
- В таблицах допустимо использование ступенчатых линий для того чтобы выделить отдельные части.
Как правильно вписывать сокращения, физические величины
- В текстах допустимы определенные виды сокращенных форм:
- сокращенные видоизменения в часто употребляемых словах (таблица, рисунок, чертеж, максимальный, раздел, подраздел),
- общепринятые сокращения (другое, прочее, так далее, то есть),
- сокращения, используемые в документе с указанием полного названия, а в скобках предоставляется сокращенный вариант, который будет использоваться в остальной части документа,
- сокращенные формы используют при обозначении единиц измерения, других физических величин,
- программы, различные команды прописывают с использованием обыкновенной латиницы в сокращенной форме,
- сокращения на иллюстрации, сертификации,
- применение действующих стандартов при внесении условных обозначений, других знаков и необходимых изображений.
В тексте документа необходимо использовать стандартные физические величины и порядок их обозначения согласно ГОСТ 8.417.
Список основных правил к текстам, который можно разбивать на отдельные графы
Подробная информация обо всех правилах представлена в нижеприведенном списке.
- Текстовые документы с текстом, разделенным на графы, подразделяют на составные части без использования обычных правил нумерации.
- Название разделов, подзаголовков обозначают заголовками строчными буквами (кроме первой) и делают подчеркивание.
- Порядок расположения заголовков регламентируется стандартами СПДС, ЕСКД.
- В нижней части текста делают отступ и оставляют место для одной строки.
- Нумерация примечаний по всему документу осуществляется согласно установленным стандартам.
- В документах со строками запись делается на каждой строчке в одном ряду.
- Правила при оформлении каких-либо изменений:
- в конце страницы делается определенная запись,
- наличие свободных срок между разделами, подразделами.
Если документ составляется по всем правилам, то в нем оставляют несколько свободных строк для внесения дополнительной информации при появлении такой необходимости.
Если же в графах документа имеется несколько записей, то в других графах запись должна быть на уровне первой строки.
ГОСТ при оформлении текста в оформляемом документе
Основные правила оформления текстовых документов.
- размер шрифта (строчный и нежирный Times New Roman, кегель не менее 12),
- текст выравнивают по ширине,
- размер абзаца не изменяют во всей текстовой части (1,27 см),
- использование интервалов,
- поля (верхнее, нижнее 0,2 см, левое 0,3 см, правое не более 0,1 см),
- полужирный шрифт не используют,
- можно использовать различные шрифты для оформления формул, терминологии, ссылок.
Как делать раздел, подраздел:
- их нумеруют обычными цифрами при соблюдении границ документа,
- нумерация раздела по всем правилам в границах документа,
- разделы или же подразделы можно называть заголовками,
- заголовок начинают с абзаца и большой буквы, не используют подчеркивание,
- если в заголовке 2 предложения, то их нужно разделить точкой,
- запрещено переносить слова в заголовке,
- вводная и заключительная часть не нумеруется.
Как правильно нумеровать страницы:
- используют обычную нумерацию,
- титульный лист нумеруют в обычном порядке,
- в титульной части страница не нумеруется,
- номер страницы проставляют внизу без знаков препинания.
Что нельзя делать в текстовой части
Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:
- нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»),
- применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»),
- использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации,
- перенос части обозначения,
- неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным,
- использование абзацев с различной длиной отступа,
- в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов,
- все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце),
- проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.
Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.
В следующем видео быстрое оформление документа за 5 минут: