,Если вы проводите ежедневные встречи, ведете множество переписок по электронке, то наверняка знаете как много времени по утрам тратиться на разбор ящика и ответы на частые вопросы. И вас точно это бесит. Составили 5 шаблонов для тех, кто хочет экономить время на ответы по почте:
1. Быстрый ответ
Шаблон подойдет, если вам пришло письмо, ответ на которое займет много времени (в данный момент его у вас нет!).Чтобы ответить на него вам нужно уточнить информацию или получить ответ от другого коллеги. Но и оставить без ответа письмо нельзя дайте отправителю знать, что вы увидели его вопрос и ответите чуть позже. Занесите в черновики вот такой шаблон:
2. Разрядить обстановку
Скажем прямо. Вы накосячили и ваш босс очень зол (со всеми бывает).
Самая страшная вещь, которую вы можете сделать выразить свои эмоции и наговорить лишнего в письме. Поэтому в ответ на критику, особенно если вы вспыльчивы, держите такой шаблон:
3. Шаблоны с инструкциями
Представим, что вы работаете в отделе клиентской или технической поддержки. Ну или вам просто задают много вопросов с претензией «Тыжпрограммист!». Вам надоело отвечать. И вообще бесят вопросы типа «как включить роутер?», «как скачать программу?», «почему я не могу найти отчет?». Ссылку в гугл кидать совесть не позволяет, но и так бесцельно время проводить тоже не нравится. Составьте несколько простых шаблонов на самые популярные вопросы. Держите:
4. Когда у вас рук на всё не хватает!
Пришло очередное письмо где вас просят помочь проверить отчет, правильность документации, прокомментировать график работ или прокомментировать выступление коллеги, который просит обратную связь. Все это очень важно, интересно и увлекательно: но у вас тоже куча дел и вы просто завалены работой. Это шаблон поможет вежливо отказать, когда вы не можете на себя взять очередную задачу:
5. Когда нужно отправить файл
Если вам нужно отправить коллеге файл и сейчас самое время, чтобы это сделать. Главное документ прикрепить не забудьте. Ну, а если всё совсем плохо и вы не успеваете к дедлайну этот шаблон вас спасет!
Пользуясь шаблонами вы будете управлять не только почтой, но и временем. Вы всегда можете изменять, адаптировать и создавать новые шаблоны на основе старых. Так убережете не только время, но и нервы!
Держите еще пару шаблонов на всякий случай:
Готовое сопроводительное письмо
И еще 2 примера сопроводительных писем