Как научиться делегированию и стать эффективнее?

Возможно, вы ежедневно читаете книги по самосовершенствованию и повышению личной продуктивности. Может быть, вы даже применяете некоторые методики из них на практике, стремясь проводить каждую секунду своего времени максимально эффективно. Однако проблема заключается в том, что всем этим занимаются и другие люди и все то, что вы делаете быстро, с точно такой же скоростью могут делать и другие. Главное разочарование заключается в том, что в сутках каждого человека всего 24 часа и в одиночку вы никогда не сможете добиться значительного преимущества над другими.

Это напоминает попытку сбежать от маньяка в страшном сне, вы прикладываете все силы, но не можете сделать даже одного шага. В какой-то момент к вам приходит понимание того, что без умения делегировать обязанности успешную карьеру построить невозможно. Даже если вы работаете в сфере фриланса на себя, часть своих обязанностей, тем не менее, вы можете перепоручить кому-то другому. И это не обязательно должен быть другой человек. На начальном этапе существенную помощь вам могут оказать технические новинки и полезные приложения.

Кроме того, любой человек нуждается в отпуске, при этом желательно отдыхать так, чтобы в вашей зоне ответственности не произошел крах. В данном случае вам также пригодится умение эффективно делегировать свои обязанности. В какой-то мере проблема нежелания людей передавать свои обязанности кому-то еще объясняется тем, что это на самом деле это сложно.

Почему мы не умеем и не хотим делегировать свои обязанности?

Зачастую бизнес процедуры серьезно запутаны

В бизнес процедурах на некоторых предприятиях порой и самому разобраться сложно, особенно в тех случаях, когда они формировались десятилетиями и редко реформировались. Существует серьезный риск того, что в процессе введения нового человека в эти процедуры вы сами поймете, насколько они устарели и стали бессмысленны. Рутина затягивает и отключает способность критически осмысливать те или иные действия. Именно поэтому некоторые отчеты дублируют друг друга, а документы по несколько раз переходят из кабинета в кабинет, прежде чем пойдут в работу.

Для того чтобы в таких условиях что-то делегировать, необходимо предварительно подробно расписать всю процедуру поэтапно и последовательно, в точности указав какие действия необходимо делать в каких ситуациях. Чем подробнее будет такая ‘дорожная карта’, тем лучше.

Каждый сотрудник в коммерческой структуре вынужден делать некую работу, которая формально не входит в его должностные обязанности, но которая оказывает значительное влияние на результативность всей компании. Во время передачи обязанностей вы можете упустить одну или несколько таких обязанностей из виду и это может иметь серьезные последствия для всего коллектива. Отдельно выделите подобные процедуры и распишите, как часто и в какой последовательности необходимо их выполнять. Кроме того, вы можете внести такие задачи в трудовой календарь, чтобы не забыть о том, что их необходимо решать в указанный день. Подготовка к делегированию может потребовать определенных временных затрат, однако сделав это не спеша в спокойной обстановке вы минимизируете риск о чем-то забыть и что-то не сказать.

Делегирование требует времени

Зачастую нам даже от мысли о том, что придется тратить время на то, чтобы кого-то чему-то обучать становится плохо и тот факт, что это даст возможность быть свободнее, не спасает. Кроме того, сложно наблюдать за тем, как коллега мучается над решением задачи, на которую у вас ушло бы пару минут.

В данном случае вам придется набраться терпения. Обучение требует определенных временных затрат хотите вы этого или нет. Когда вы окончательно придете к пониманию необходимости делегировать свои обязанности, учтите несколько моментов:

  • не следует торопиться, просто примите тот факт, что работа, на которую у вас уходит несколько минут, может занять у вашего коллеги намного больше времени и не обязательно у него все получится в первого раза,
  • контролируйте работу своих коллег и в случае необходимости оказывайте им необходимую помощь,
  • при этом не вмешивайтесь в работу и не делайте какие-то обязанности самостоятельно, будьте сторонним наблюдателем.

Если ваша работа включает в себя взаимодействие с сотрудниками параллельных служб, клиентами или поставщиками, предупредите их о том, что теперь с ними будет работать другой человек. Если же после определенного этапа передачи дел вы уезжаете в отпуск, то стоит оставить тому, кто вас замещает, подробную письменную инструкцию. Так человек найдет ответы на свои вопросы и не станет беспокоить вас на отдыхе. В то же время, старайтесь быть на связи на случай каких-то непредвиденных или сложных ситуаций.

Необходимо набраться смелости

Все мы слышали устойчивое выражение о том, что если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам. В данной ситуации такие мысли не полезны и даже вредны. Лучше задумайтесь о том, как ваше нежелание избавляться от рутинных обязанностей мешает вам заниматься чем-то действительно интересным и важным. Для того чтобы научиться эффективно делегировать важно понять простую истину все что вы делаете, на самом деле не так важно, как вам кажется. Этой работой с таким же успехом может заниматься кто-то другой. Необходимо принять тот факт, что вы не единственный человек в мире, и даже в этом коллективе, который может делать эту работу. Если вы пойдете в отпуск на пару недель, ничего страшного не произойдет.

Не стремитесь быть всегда занятым, хватаясь за все подряд, выбирайте для себя важные задачи и решайте их. Бесполезная занятость это создание видимости работы для других и иной раз даже для себя самого. Это может быть бесконечная проверка входящей почты или тщательная подготовка множества однотипных документов. Если вы грамотно подготовите инструкцию для коллег и четко объясните им суть своей работы, нет никаких сомнений в том, что все будет сделано так, как нужно, а вы получите необходимую вам свободу или отдых.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: